Kwaliteitssysteem opzetten

Adviezen voor het opzetten van een kwaliteitssysteem voor medische technologie

De valkuilen

Ga je als medisch instrumentele dienst beginnen aan een kwaliteitssysteem dan ga je de norm lezen en een opzet maken die overeenkomt met de norm. Je doet een nulmeting en je denkt te weten wat je moet doen. Dat lijkt logisch maar dan ben je een paar jaar bezig en wordt de norm aangepast. Er is al weinig draagvlak voor het kwaliteitssysteem op je afdeling. Het ziekenhuis vraagt ook nog even of je aan een andere norm wilt voldoen. Je wilt toch niet steeds de opzet van je kwaliteitssysteem aanpassen en delen herschrijven. Maar hoe kan het dan beter?

Kwaliteit is niet allen een paar handboeken.
De ervaring uit het verleden heeft ons geleerd dat het ook een cultuuromslag is en dat is veel moeilijker.

De Noodzaak  

Waarom moet een medisch instrumentele dienst een kwaliteitssysteem:

• De Kwaliteitswet zorginstellingen schrijft het voor, 1996, zie onderstaande referenties;
• De IGZ kwaliteitsborging medische apparatuur in ziekenhuizen, schrijft 32 noodzakelijke maatregelen voor in 2002 en 2005, zie onderstaande referenties. 
  

De Meerwaarde

De NVZ geeft als advies om een kwaliteitssysteem op te zetten volgens de Praktische gids voor het neerzetten van een kwalitatief goede aanpak van kwaliteitsborging van medische systemen (zie onderstaande referenties) maar wat is de meerwaarde voor een medisch instrumentele dienst zelf. De meerwaarde van het opzetten van een kwaliteitssysteem voor de medische technologie:

• Samen sterk; met collega’s ziekenhuizen een systeem ontwikkelen zodat je van elkaar leert en gezamenlijk problemen aanpakt (5 afdelingen kunnen meer dan 1)
• Verantwoordelijk Raad van Bestuur; met het opstellen van een beleidsplan medische technologie geef je duidelijk aan wat je wilt bereiken met de medisch instrumentele dienst en ontstaat er meer betrokkenheid met de Raad van Bestuur.
• Positie instrumentele afdeling; ICT wordt steeds belangrijker in het ziekenhuis maar ook in de medische technologie door het aangeven wie is waar verantwoordelijk voor krijg je een beter afstemming met andere afdelingen en is de positie van de medisch instrumentele dienst duidelijker.
• Ketenprocessen; het medische apparaat is steeds vaak een essentiële schakel in een ziekenhuisketen. Er is een arts die graag een behandeling wil doen, een gebruiker die het apparaat moet bedienen en medisch instrumentele dienst die garant staat voor een correcte werking en een IT afdeling die de NAW gegevens aanlevert. Als iedereen zijn verantwoordelijkheden weet kun je efficiënt en effectief werken.
• Besparingen dmv kengetallen; de investeringen in de medische technologie worden alleen maar groter, je kunt met risicomanagement en kengetallen goed aangeven, dat bij een aanschaf van een MRI een besparing op een servicecontracten mogelijk is van 3 % = 45.000.000 euro als je niet alles uitbesteed, dus de investering voor het opzetten van een kwaliteitssysteem kun je met 1 contract binnen 1 jaar terugverdienen.
• Indicatoren en apparatuurbeheersysteem; tools ontwikkelen die het management triggert als er veel middelen (tijd /geld) naar 1 proces gaat (als er meer tijd in reparatie gaat zitten dan in onderhoud dan is dat niet goed) of naar een afdeling (de afdeling met de meeste investeringen moeten ook de meeste middelen krijgen) of naar een apparaat (als de reparatie kosten maar dan 50 % van de investeringswaarde is klopt er iets niet).

Als je nu niet zelf een kwaliteitssysteem ontwikkeld zal naar verloop van tijd de Raad van Bestuur een norm opleggen die niet bij de medisch instrumentele dienst past en dan ben je verder van huis.

Het opzetten van een kwaliteitssysteem
Het is dus een KUNST om die stappen de beschrijven die van belang zijn voor:

• de klant en voor de medisch instrumentele dienst,
• dat het bruikbaar is voor de medewerkers en
• aansluiting heeft op het ziekhuis beleid
• dat je daarmee aan verschillende normen kunt voldoen.

Ga het wiel niet zelf uitvinden dat kost te veel tijd. Ga eerst zoeken naar medestanders waarmee je het kwaliteitssysteem gemeenschappelijk kunt opzetten. Dit verlicht de last maar net zo belangrijk, je hebt een stok achter de deur dat er iets klaar moet zijn en het geeft meer motivatie.

Het opzetten van een kwaliteitssysteem voor een medisch instrumentele dienst is lastig.
De meeste werkzaamheden worden uitgevoerd op basis van technische kennis en natuurlijk creativiteit want bijv een storing kan worden verholpen door het vervangen van IC301 op het maincircuitboard of het medische systeem uit en aan te zetten.
Al deze werkzaamheden zijn moeilijk te omschrijven voor alle +/- 6500 medische systemen in een groot perifeer ziekenhuis variërend van een eenvoudige temperatuurmeter tot een complex versneller op de afdeling radiotherapie.
Bepaal de grenzen waarbinnen de medewerker hun professionele vrijheid genieten dmv het formuleren van bevoegdheden en verantwoordelijkheden.

De gouden formule

• Eerste oriënteren, Inlezen in verschillende normen
• Inventarisatie wat zijn je kernprocessen, wat doe je en wat wil je als medisch instrumentele dienst, beschrijf globaal de processen die er zijn.
• Risico inventarisatie, waar zijn knelpunten en wat is minder relevant
• Hanteerbare vorm bepalen, maak een opzet voor een kwaliteitssysteem voor je eigen medisch instrumentele dienst.
• Eerste proces helemaal uitwerken, bepaal wie wat gaat uitwerken
• Tijdens het uitwerken al inbedden

Heb je de kerntaken op papier staan dan is de vraag hoe houden we eenvoudig de documenten bij in dit dynamische ziekenhuis.

Een Management cyclus zorgt voor het onderhouden van het kwaliteitssysteem dmv:

• Audits en klachtenafhandeling, zorgen dat klachten zich niet herhalen;
• Jaarplan en jaarverslag, wat zijn de doelstellingen en wat is gerealiseerd;
• Balanced Scorecard en Kritieke succesfactoren, hoe kunnen we efficiënt sturing geven aan de medisch instrumentele dienst.

De volgende Stap van het opzetten van een kwaliteitssysteem bestaat uit het testen van het kwaliteitssysteem door een onafhankelijke instantie. Dat kan bij Qserve of NIAZ. Voor meer informatie kunt u contact opnemen via de mail of vul het contactformulier in.

De externe audit bestaat uit drie onderdelen; als eerste een proefbeoordeling van een dag met adviezen en verbetermaatregelen. Daarop volgend als je er klaar voor bent een definitieve audit als afsluiting wordt er een accreditatierapport gemaakt waaruit blijkt of het niveau van het kwaliteitssysteem voldoende is.

De waardering
Door deze methodiek is het voor een medisch instrumentele dienst geen probleem om aan elke kwaliteitsnorm te voldoen; ISO9001:2000, NIAZ, QMT en INK. De Inspectie voor de Gezondheidszorg zal in 2006 een positief inspectierapport opstellen voor de medisch instrumentele dienst naar o.a. de Raad van Bestuur. Als de medisch instrumentele dienst wordt ge-audit door Medirisk zal de conclusie zijn dat de instrumentele dienst een goed georganiseerde afdeling is. Maar wat het belangrijkste is; uit het klanten tevredenheidonderzoek zal blijkt dat de klanten tevreden zijn.

Referenties

Titel	Herkomst	Datum	Download
Kwaliteitswet zorginstellingen Wet van 18 januari 1996, betreffende de kwaliteit van zorginstellingen	Overheid	1996-01-18
Kwaliteitsborging medische apparatuur in ziekenhuizen 1 Verbetering noodzakelijk	IGZ	2002-10-00
Kwaliteitsborging medische apparatuur in ziekenhuizen 2 Nog steeds onderschat	IGZ	2005-12-01
Kwaliteitsborging medische systemen Een praktische gids	NVZ	2004-07-27
Praktijkgids risicomanagement en medische technologie	NVZ	2008-02-13

Verwijzingen

Omschrijving	Bezoek
Qserve Group