Indicatoren meetsysteem

De beschikking hebben over een indicatoren meetsysteem dat waardevolle management informatie kan geven over de medische systemen en dat de besluitvoering op basis van feiten kan plaatsvinden.

De Instrumentele Dienst maakt gebruik van een Apparatuur Beheer Systeem ABS voor de informatie verwerking van alle medische systemen. Het Indicatoren meetsysteem is een rapportage generator voor prestatie indicatoren. Het Indicatoren meetsysteem heeft een directe koppeling met de gewenste onderdelen van het ABS en maakt rapporten voor het inzichtelijk maken van de prestatie van de afdeling.

Voor het opstellen van indicatoren kun je uitgaan van de Balanced Scorecard.

De Balanced Scorecard als prestatiemeter.

Vergelijkbaar met een piloot die niet alleen met behulp van een hoogtemeter zijn vliegtuig kan besturen, hebben organisaties ook niet voldoende aan uitsluitend financiële gegevens om hun prestaties te meten. De Balanced Scorecard biedt hiervoor een praktische en gemakkelijke oplossing. Op overzichtelijke en complete wijze worden de prestaties van de organisatie voor de drie belangrijkste belangengroepen (financiers, klanten en werknemers) weergegeven. Bovendien wordt op een zeer duidelijke en effectieve manier de strategie en doelstellingen geconcretiseerd en gecommuniceerd. Hierdoor vult de Balanced Scorecard het gat op tussen het bepalen van strategische en operationele doelstellingen en het bereiken daarvan. Deze twee redenen maken van de Balanced Scorecard een baanbrekend hulpmiddel, die een aanzienlijke bijdrage kan leveren bij het verbeteren van de prestaties van de afdeling.

De Balanced Scorecard
Het geeft inzicht in de prestaties op en de relatie tussen vier voor elke organisatie essentiële invals-hoeken. De nadruk bij de prestatiemeting ligt bij het kunnen achterhalen van het verband tussen oorzaak (het interne en innovatieve perspectief) en gevolg (het financiële en klanten perspectief) van de behaalde resultaten. Omdat voor elke organisatie andere kritieke succesfactoren en meetpunten van belang zijn, is het essentieel om een Balanced Scorecard op te stellen die naadloos aansluit op de afdeling. Deze geeft vervolgens op overzichtelijke wijze weer hoe de afdeling presteert.
Financieel
Uiteraard blijven financiële maatstaven een centrale positie behouden in het meten van de prestaties. De afdeling heeft verschillende budgetten, belangrijke budgetten zijn Onderhoud, Reparatie, Aanschaf en Opleiding.
Klant
Vanuit het oogpunt van de klant dienen maatstaven als tevredenheid te worden gemeten. Start met een klantentevredenheid onderzoek.
Intern
De afdeling heeft verschillende kerntaken Aanschaf/Ontwikkeling, Onderhoud, Reparatie en Ondersteuning. Voor het proces Onderhoud kun je een indicator ontwikkellen om te bewaken of het onderhoud dat is gepland ook op tijd wordt uitgevoerd. Je kunt een indicator ontwikkellen voor het proces Reparatie om te bewaken of de aantal reparaties niet te veel toenemen.
Innovatie & leren
Om ook in de toekomst te kunnen blijven groeien en verbeteren moet er continu aan de organisatie gebouwd worden. Hiervoor is het van belang dat de kwaliteit en potentie van de werknemers gemeten wordt. De vakbekwaamheid van de technici kan gemeten worden door persoonscertificatie Ziekenhuis Instrumentatietechnicus.
Benchmarking
Benchmarking is het systematisch vergelijken van afdelingen op basis van vooraf vastgestelde indicatoren waardoor een best practice opgesteld kan worden die ten dienste staat van het verbeteren van de eigen afdeling. De functie van benchmarking kan dan ook omschreven worden als leren door vergelijken. Benchmarking heeft een leerfunctie, en niet primair een informatiefunctie, laat staan een toezichtfunctie.
Belangrijk bij Benchmarking is;

• bepaal welke indicatoren het meest geschikt zijn.
• Voordat de gegevens worden verzameld moet worden nagedacht over de kwaliteit van de gewenste gegevens. In feite is dit het lastigste onderdeel dat voorafgaand aan benchmarking moet worden vastgelegd: het formuleren van de indicatoren waarop gemeten wordt.
• Vooraf moet duidelijk zijn welk doel de betrokken afdelingen hebben met de uitkomsten van benchmarking.
• commitment van de afdeling aan de benchmarkexercitie. Benchmarking geschiedt in samenwerking met andere, soortgelijke afdelingen op basis van vrijwilligheid, vertrouwen en openheid. 
  

TIP

Ga eerst na welke data je kunt gebruiken voor indicatoren.
Het is niet de bedoeling dat medewerkers informatie dubbel moeten invoeren.
Elke instrumentele Dienst dient een apparatuur beheer systeem te hebben kijk wat je kunt koppelen met Excel of Access.
Je moet geen gebruik maken van 1 indicator maar van een set indicatoren per onderwerp dan pas kun je indicatoren analyseren en management sturing geven voorbeeld;
Aantal storingsmeldingen per maand.

• totaal
• per gebruikersafdeling
• per apparaat

Maak een overzichtelijke pagina met indicatoren, de manager is geïnteresseerd in het totaal een groepscoördinator is geïnteresseerd in zijn afdelingen die hij onder zijn beheer heeft. Per apparaat een indicator op papier is niet interessant en is alleen nodig om te kunnen analyseren waar de stijging of daling vandaan komt.